Jesteśmy XXLgastro – dynamicznie rozwijającą się firmą e-commerce w branży profesjonalnego wyposażenia gastronomicznego. Z naszego biura każdego dnia wysyłamy tysiące produktów do klientów w całej Europie — od nowoczesnych restauracji i kawiarni po instytucje publiczne i placówki opieki zdrowotnej.

Nie jesteśmy korporacyjną machiną. Działamy jako zgrany, zaangażowany zespół, który szuka mądrych, praktycznych rozwiązań dla naszych klientów. I to działa – od lat rośniemy w tempie dwucyfrowym, zarówno pod względem przychodów, jak i zasięgu.

Dlaczego warto z nami pracować:

• Ekspresowa dostawa. Zamówienia do godz. 20:00? Następnego dnia są u klienta. Udało nam się to dzięki inteligentnej automatyzacji, bezpośrednim umowom z dostawcami i własnemu zapleczu logistycznemu.
• Zasięg europejski. Ponad 100 dostawców, 8+ rynków i ciągły rozwój. Twoja praca ma realny wpływ w całej Europie.
• Kompleksowa oferta kuchni profesjonalnej. W naszej ofercie znajduje się ponad 100.000 produktów – od pieców, chłodziarek i akcesoriów kuchennych po kompletne zestawy mebli i wyposażenia. Jeśli profesjonalny kucharz czegoś potrzebuje — mamy to.
• Stabilny wzrost. Od lat generujemy dwucyfrowy wzrost przychodów — bez cięć, bez chaosu.
• Prosta struktura. Bez zbędnej hierarchii i biurokracji. Każdy bierze odpowiedzialność za swoją część — i ma realny wpływ na firmę.

Lubimy działać szybko, myślimy zadaniowo i wierzymy w ludzi, którzy potrafią samodzielnie podejmować inicjatywę. Zaufanie, swoboda i konkretne efekty — to nasz styl pracy.

Zakres obowiązków

Jako Specjalista ds. administracji biurowej i zamówień odgrywasz kluczową rolę w codziennym funkcjonowaniu naszego sklepu internetowego. Odpowiadasz za kompleksową obsługę administracyjną zamówień klientów, przygotowanie i monitorowanie zamówień zakupu oraz prawidłowe wprowadzanie danych finansowych do systemu. Na co dzień współpracujesz z dostawcami, magazynem, działem posprzedażowym i księgowością, aby zapewnić płynny przebieg procesu – od zamówienia aż po płatność.

Do Twoich obowiązków będzie należeć m.in.:

• Przetwarzanie zamówień klientów i tworzenie na ich podstawie zamówień zakupu do dostawców (dropshipping lub dostawa do magazynu)
• Inicjowanie, monitorowanie i koordynacja purchase orders (PO) oraz uzgadnianie dostępności i terminów realizacji z dostawcami
• Weryfikacja dokumentów przyjęcia do magazynu i porównywanie ich z pierwotnymi PO
• Współpraca z magazynem i działem aftersales w celu potwierdzenia zwrotów przed wystawieniem faktur korygujących
• Księgowe wprowadzanie faktur zakupowych, kontrola zgodności oraz ich archiwizacja
• Nadzór nad płatnościami od klientów: monitorowanie terminów, wysyłanie przypomnień i kontakt w przypadku zaległości
• Bieżący kontakt z dostawcami i wewnętrznymi działami w przypadku rozbieżności, opóźnień lub niejasności
• Proponowanie usprawnień na styku logistyki, finansów i obsługi klienta

Kogo szukamy

Szukamy osoby dobrze zorganizowanej, skrupulatnej i komunikatywnej, która odnajduje się w pracy administracyjnej i potrafi samodzielnie zarządzać swoim zakresem obowiązków. Idealny kandydat/idealna kandydatka to ktoś, kto:

• Posiada co najmniej roczne doświadczenie w pracy biurowej lub administracyjnej
• Ma dobrą organizację pracy i zwraca uwagę na szczegóły
• Umiejętność pracy z dokumentami handlowymi (dokumenty PZ/WZ, zwroty, itd)
• Komunikuje się swobodnie w języku polskim oraz posiada przynajmniej podstawową znajomość języka angielskiego
• Jest samodzielna, ale potrafi współpracować w zespole
• Chce mieć realny wpływ na codzienne procesy i nie boi się proponować usprawnień
• Otwartość na pracę w systemach
• Umiejętność ustalania priorytetów

Co oferujemy:

• Pracę w firmie o ugruntowanej pozycji na rynku
• Współpracę z doświadczonym i zaangażowanym zespołem
• Premię kwartalną uzależnioną od zaangażowania i wyników
• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę
• Pracę w młodym, dynamicznym zespole
• Komfortowe biuro z dobrą kawą i przyjazną atmosferą

Jeśli brzmi to jak coś dla Ciebie — prześlij swoje CV i poznajmy się!

Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.